Dialog zamiast sporu — nowe oblicze rozwiązywania konfliktów na Politechnice Krakowskiej

Politechnika Krakowska wykonała istotny krok w stronę budowania nowoczesnej kultury organizacyjnej, wprowadzając „Zarządzenie nr 31 rektora PK z dnia 23 marca 2026 r. w sprawie wprowadzenia »Regulaminu mediacji«”. Zarządzenie, wydane na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy „Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce”, ustanawia na uczelni ramy prowadzenia mediacji jako metody polubownego rozwiązywania sporów. Co ważne, dokument wprost wskazuje rolę mediacji w przeciwdziałaniu sytuacjom konfliktowym i w budowaniu kultury dialogu. Rozwiązanie to należy rozumieć jako jeden z elementów transformacji w stronę uczelni relacyjno-restoratywnej.

Według przyjętych przepisów mediacja to poufna rozmowa stron konfliktu w obecności bezstronnego i niezależnego mediatora uczelnianego. Proces nie służy narzucaniu rozwiązań, lecz tworzeniu bezpiecznej przestrzeni, w której każda ze stron może zostać wysłuchana bez oceniania. Głównym celem jest wypracowanie wspólnego stanowiska, które realnie przełoży się na poprawę współpracy w jednostkach uczelni. Mediator nie jest organem decyzyjnym, nie zastępuje postępowań dyscyplinarnych ani admini­stracyjnych, a jego rola ogranicza się do wspierania dialogu i ułatwiania komunikacji.

Jedną z zalet wprowadzonych rozwiązań jest ich szeroki zakres. Regulamin obejmuje mediacje prowadzone zarówno pomiędzy członkami społeczności akademickiej PK, jak i pomiędzy członkami tej społeczności a osobami z zewnątrz. Oznacza to, że mediacja może być adekwatna w wielu sytuacjach, w których spór utrudnia funkcjonowanie jednostki, zespołu czy relacji służbowej lub dydaktycznej.

Regulamin wskazuje pięć głównych kategorii spraw, w których mediacja może zostać zastosowana:

1. sprawy kierowane do mediacji przez rektora PK na podstawie odpowiednich przepisów ustawy,
2. mediacje prowadzone w ramach postępowania wyjaśniającego,
3. mediacje prowadzone w ramach postępowania dyscyplinarnego,
4. mediacje w sprawach dotyczących mobbingu i dyskryminacji — na zasadach określonych w wewnętrznych politykach uczelni,
5. inne przypadki sporów lub konfliktów, w których stro­ny chcą skorzystać z mediacji jako drogi polubownej.

Mediacja na PK jest elementem systemu rozwiązywania konfliktów, kompatybilnym z innymi procedurami, ale od nich odrębnym co do celu i charakteru. Mediacja nie zastępuje postępowań formalnych, lecz może je wspierać, porządkować relacje, a w wielu przypadkach zapobiegać eskalacji.

Regulamin akcentuje dwie zasady, bez których mediacja nie miałaby społecznego zaufania, to jest dobrowolność i poufność.

Dobrowolność oznacza, że mediacji nie można prowadzić bez pisemnej zgody każdej ze stron. Co więcej, zgoda może być wycofana na każdym etapie, bez konieczności uza­sadniania decyzji, a jej wycofanie kończy postępowanie mediacyjne. Takie rozwiązanie chroni autonomię uczest­ników i zapobiega sytuacji, w której mediacja staje się „obowiązkiem”, a nie przestrzenią dialogu.

Poufność z kolei zobowiązuje zarówno mediatora, jak i strony do zachowania w tajemnicy faktów, o których dowiedziały się w związku z udziałem w mediacji. Poufność ma praktyczny sens. Zwiększa poczucie bezpieczeństwa, sprzyja szczerości, ułatwia mówienie o emocjach i potrzebach, a nie tylko o stanowiskach formalnych. Dzięki temu może docierać do sedna problemu, zamiast zatrzymywać się na poziomie deklaracji „kto ma rację”.

Regulamin precyzyjnie określa rolę mediatora, który nie jest organem decyzyjnym, nie rozstrzyga sporu, nie wydaje wiążących rozstrzygnięć i nie zastępuje obowiązujących na uczelni procedur (administracyjnych, dyscyplinarnych, dotyczących skarg). Takie doprecyzowanie pozwoli zapobiec nadmiernym oczekiwaniom wobec mediacji.

Zadaniem mediatora jest tworzenie bezpiecznej i poufnej przestrzeni dialogu, ułatwianie komunikacji oraz wspiera­nie stron w wypracowaniu dobrowolnych, akceptowalnych rozwiązań, z poszanowaniem przepisów prawa i regulacji wewnętrznych. Mediator działa w sposób dostępny dla wszystkich członków społeczności uczelni, zapewniając równe traktowanie stron i poszanowanie ich godności.

„Regulamin mediacji” wprost wskazuje, że mediator może podejmować działania informacyjne i konsultacyjne, służące upowszechnianiu idei dialogu i alternatywnych metod rozwiązywania konfliktów w środowisku akademickim. To oznacza, że mediator na PK nie jest jedynie „specjalistą od sporów”, ale również osobą wspierającą budowanie kultury dialogu i rozwoju uczelni w kierunku relacyjno-restoratywnym.

Istotnym elementem systemu jest Centrum Wsparcia Społeczności Akademickiej PK (CeWSA PK). Regulamin przewiduje, że CeWSA PK pośredniczy w obiegu wniosków, weryfikuje, w określonych trybach, zgodę stron na udział w mediacji oraz archiwizuje dokumentację, zgodnie z obowiązującymi przepisami. To rozwiązanie porządkuje proces, wzmacnia jego przejrzystość oraz zapewnia, że mediacja nie jest działaniem ad hoc, lecz procedurą osadzoną w strukturach uczelni. W praktyce CeWSA PK pełni rolę organizacyjnego punktu kontaktu. Pomaga uruchomić mediację i zapewnia jej formalne ramy. Dzięki temu dialog i naprawa relacji nie są pozostawione wyłącznie dobrej woli stron, ale są wspierane przez instytucję.

Regulamin szczegółowo opisuje tryb wszczęcia mediacji. Po­stępowanie mediacyjne może zostać uruchomione m.in. przez: rektora PK (w sprawach kierowanych na podstawie przepisów ustawy); rzecznika dyscyplinarnego (w ramach postępowania wyjaśniającego; z inicjatywy stron); komisję dyscyplinarną (w ramach postępowania dyscyplinarnego — z inicjatywy stron); CeWSA PK (na wniosek stron w innych przypadkach).

W przypadku, gdy mediacja jest inicjowana na wniosek stron (lub jednej strony za zgodą drugiej), stosuje się określony wzór wniosku (Załącznik nr 1 do „Regulaminu mediacji”). Wniosek zawiera przedstawienie stanu faktycznego i wskazanie stron. Ta formalna prostota ma znaczenie. Pomaga zebrać podstawowe informacje, a zarazem nie zamienia mediacji w postępowanie dowodowe.

Mediator następnie niezwłocznie nawiązuje kontakt ze stronami i ustala termin spotkania — indywidualnego lub wspólnego. W jego toku mediator m.in.: wyjaśnia za­sady i cele, informuje o poufności i niezależności, poucza o prawie do wycofania zgody, organizuje spotkania, ułatwia komunikację, pomaga stronom wyrazić potrzeby i oczekiwania oraz wspiera poszukiwanie rozwiązań.

W uzasadnionych przypadkach mediacja może odbyć się również zdalnie, w formie wideokonferencji. To rozwiązanie zwiększa dostępność mediacji i pozwala reagować ela­stycznie na sytuacje organizacyjne.

Celem mediacji jest wypracowanie dobrowolnych ustaleń, a w razie decyzji stron — zawarcie pisemnej ugody (Załącznik nr 3 do „Regulaminu mediacji”). Jest ona podpisywana przez obie strony i mediatora, sporządzana w trzech egzemplarzach. Regulamin podkreśla, że strony oświadczają, iż treść ugody jest zrozumiała i zgodna z ich wolą, a także mogą uzgodnić, że w razie potrzeby zmiany postanowień podejmą rozmowy, a w razie potrzeby zwrócą się ponownie o mediację.

Szczególnie „relacyjnym” elementem wzoru ugody jest zapis, że „pomiędzy stronami nastąpiło pojednanie”. Nie jest to jedynie formuła, ale podkreślenie sensu mediacji jako procesu odbudowy współpracy, a nie tylko rozwiązania sporu.

Jednym ze znaczących i nowatorskich elementów regulaminu jest paragraf dotyczący monitorowania efektów mediacji. Mediator po zakończeniu mediacji przeprowadza weryfikuje, w określonych trybach, zgodę stron na udział w mediacji oraz archiwizuje dokumentację, zgodnie z obowiązującymi przepisami. To rozwiązanie porządkuje proces, wzmacnia jego przejrzystość oraz zapewnia, że mediacja nie jest działaniem ad hoc, lecz procedurą osadzoną w strukturach uczelni. W praktyce CeWSA PK pełni rolę organizacyjnego punktu kontaktu. Pomaga uruchomić mediację i zapewnia jej formalne ramy. Dzięki temu dialog i naprawa relacji nie są pozostawione wyłącznie dobrej woli stron, ale są wspierane przez instytucję.

Regulamin szczegółowo opisuje tryb wszczęcia mediacji. Postępowanie mediacyjne może zostać uruchomione m.in. przez: rektora PK (w sprawach kierowanych na podstawie przepisów ustawy); rzecznika dyscyplinarnego (w ramach postępowania wyjaśniającego; z inicjatywy stron); komisję dyscyplinarną (w ramach postępowania dyscyplinarnego — z inicjatywy stron); CeWSA PK (na wniosek stron w innych przypadkach).

W przypadku, gdy mediacja jest inicjowana na wniosek stron (lub jednej strony za zgodą drugiej), stosuje się określony wzór wniosku (Załącznik nr 1 do „Regulaminu mediacji”). Wniosek zawiera przedstawienie stanu faktycznego i wskazanie stron. Ta formalna prostota ma znaczenie. Pomaga zebrać podstawowe informacje, a zarazem nie za­mienia mediacji w postępowanie dowodowe.

Mediator następnie niezwłocznie nawiązuje kontakt ze stronami i ustala termin spotkania — indywidualnego lub wspólnego. W jego toku mediator m.in.: wyjaśnia zasady i cele, informuje o poufności i niezależności, poucza o prawie do wycofania zgody, organizuje spotkania, ułatwia komunikację, pomaga stronom wyrazić potrzeby i oczekiwania oraz wspiera poszukiwanie rozwiązań.

W uzasadnionych przypadkach mediacja może odbyć się również zdalnie, w formie wideokonferencji. To rozwiązanie zwiększa dostępność mediacji i pozwala reagować elastycznie na sytuacje organizacyjne.

Celem mediacji jest wypracowanie dobrowolnych ustaleń, a w razie decyzji stron — zawarcie pisemnej ugody (Załącznik nr 3 do „Regulaminu mediacji”). Jest ona podpisywana przez obie strony i mediatora, sporządzana w trzech egzemplarzach. Regulamin podkreśla, że strony oświadczają, iż treść ugody jest zrozumiała i zgodna z ich wolą, a także mogą uzgodnić, że w razie potrzeby zmiany postanowień podejmą rozmowy, a w razie potrzeby zwrócą się ponownie o mediację.

Szczególnie „relacyjnym” elementem wzoru ugody jest zapis, że „pomiędzy stronami nastąpiło pojednanie”. Nie jest to jedynie formuła, ale podkreślenie sensu mediacji jako procesu odbudowy współpracy, a nie tylko rozwiązania sporu.

Jednym ze znaczących i nowatorskich elementów regulaminu jest paragraf dotyczący monitorowania efektów mediacji. Mediator po zakończeniu mediacji przeprowadza monitoring realizacji ustaleń z ugody. Kontaktuje się ze stronami po upływie ustalonego czasu, aby sprawdzić, czy postanowienia są realizowane oraz czy relacje uległy poprawie. Monitoring może odbywać się mailowo, telefonicznie lub w formie krótkiego spotkania.

Regulamin podkreśla, że monitoring ma charakter poufny i służy ocenie skuteczności procesu oraz doskonaleniu praktyki mediacyjnej. Co istotne, monitoring nie jest „kontrolą” stron ani wznowieniem mediacji. Jego celem jest wzmacnianie trwałości ustaleń. W razie trudności mediator może zaproponować kolejne spotkanie mediacyjne lub inne formy wsparcia.

Jednocześnie regulamin wskazuje konsekwencje. Złamanie postanowień ugody może stanowić podstawę skierowania wniosku do rzecznika dyscyplinarnego o wszczęcie postępowania wyjaśniającego. To rozwiązanie wzmacnia odpowiedzialność stron i pokazuje, że dialog na uczelni jest wspierany, ale nie jest pozbawiony ram.

Wprowadzony system mediacji warto rozumieć jako część szerszego podejścia relacyjno-restoratywnego. Uczelnia zakłada bowiem, że: relacje są jednym z warunków jakości akademickiej; konflikty są naturalne, ale mogą być zarządzane w sposób konstruktywny; kluczowe jest wzmacnianie dialogu, zaufania i sprawiedliwości proceduralnej; naprawa szkód (w tym relacyjnych) jest równie istotna jak formalne rozstrzygnięcia.

W tym ujęciu mediacja spełnia dwie funkcje jednocześnie: reaktywną (interwencyjną) — gdy konflikt już wystąpił, mediacja tworzy bezpieczną przestrzeń do rozmowy, pozwala uporządkować fakty, nazwać wpływ sytuacji i wypracować rozwiązania oraz proaktywną (profilaktyczną) — sama dostępność mediacji, działania informacyjne mediatora oraz doświadczenie uczelnianej kultury rozmowy wzmacniają kompetencje społeczności, obniżają skłonność do eskalacji i sprzyjają współpracy.

Regulamin mediacji, rola CeWSA PK, wzory wniosków i ugód oraz mechanizm monitoringu tworzą praktyczną infrastrukturę dialogu. Uczelnia nie tylko zachęca do rozmowy, ale daje narzędzia, aby rozmowa była bezpieczna, uporządkowana i skuteczna.

Zarządzenie nr 31 rektora PK z 23 marca 2026 r., wprowadzające „Regulamin mediacji”, to rozwiązanie, które instytucjonalnie wzmacnia dialog społeczności akademickiej. Uczelnia zyskuje narzędzie, które nie zastępuje procedur formalnych, ale uzupełnia je o perspektywę relacyjną. Umożliwia wysłuchanie stron, porządkuje komunikację, wspiera naprawę szkód i odbudowę współpracy. Mechanizm monitorowania efektów mediacji jest rozwiązaniem, które wzmacnia trwałość ustaleń i pokazuje, że mediacja na PK nie jest jednorazowym spotkaniem, lecz procesem nastawionym na realną zmianę w relacjach.